할 일 목록을 적어도 막상 하루가 끝나면 절반도 못 끝낸 경험, 누구나 있다.
나 역시 수년 동안 앱을 바꾸고, 양식을 고치고, 체크리스트를 만들어봐도 “계획은 완벽한데 실행이 안 되는” 시간이 반복됐다.
그러다 어느 순간, 문제는 도구가 아니라 ‘리스트를 쓰는 방식’ 자체라는 걸 깨달았다.
이 글에서는 내가 직접 시행착오를 겪으며 정리한 업무·개인 To-do 리스트를 제대로 쓰는 방법을 경험담과 함께 정리했다.
하루 루틴을 단단하게 만들고 싶은 사람이라면 부담 없이 따라 할 수 있을 것이다.
왜 할 일은 적어도 안 끝날까? – 리스트가 실패하는 이유부터 알아보기
할 일 관리는 단순히 목록을 적는 일처럼 보이지만,실제로는 생각보다 많은 오류가 숨어 있다.
나는 오랫동안 ‘계획은 크게, 행동은 작게’라는 말을 듣고도 제대로 적용하지 못했는데,몇 가지 근본적인 문제가 있었다.
1) 리스트가 ‘희망 목록’이 되어버린다
예전의 나는 하루에 10개 이상 일을 적었다.
그중 3~4개만 끝내도 많이 한 건데, 늘 “왜 이렇게 못했지?”라는 죄책감이 남았다.
나중에야 알았다. 문제는 내가 게으른 게 아니라 ‘현실적으로 가능한 양’이 아니라 ‘됐으면 하는 일’을 적어놓은 게 문제였다는 걸.
2) 너무 큰 일을 한 줄에 적는다
예를 들어
“프로젝트 A 진행하기”
“블로그 글쓰기”
“운동하기”
이런 식으로 적으면 시작하기 전부터 막막하다.
구체적인 행동 단위로 나누지 않으면 해야 할 일을 알고 있어도 몸이 움직이지 않는다.
3) 업무와 개인 할 일이 섞여서 흐름이 꼬인다
회의 준비 옆에 ‘세탁 돌리기’,
보고서 작성 바로 아래에 ‘친구 생일 메시지 보내기’가 있으면 집중 모드가 자꾸 바뀌어 생산성이 떨어진다.
업무는 업무 흐름대로, 개인은 생활 흐름대로 관리해야 에너지 전환이 덜 발생한다.
4) 오늘 꼭 할 일과 굳이 오늘 안 해도 되는 일이 구분되지 않는다
이 부분이 결정적으로 시간을 낭비하게 만든다.
오늘 안 해도 되는 일을 리스트에 넣어두면 순간의 피로나 감정 상태 때문에 쉬운 것만 골라 하게 되고 정작 중요한 일은 밀린다.
이런 실패들이 쌓이며 나는 자연스럽게 ‘할 일의 양’이 아니라 ‘리스트의 구조’를 바꾸기 시작했다.
일 잘하는 사람들의 리스트 구조 – “하루가 무너지지 않는 4단계 방식”
몇 년 동안 여러 방식을 테스트해보면서 가장 효과적이었던 구조를 소개한다.
이 방식은 내가 업무·개인 루틴을 동시에 다루면서도 하루의 균형을 잃지 않게 도와줬다.
① 오늘 할 일(Today) – 정말 오늘 마감해야 하는 일만 적기
리스트에서 가장 중요한 영역이다.
여기엔 3~5개만 적는다. 이 숫자를 유지하면 하루가 과부하 되지 않는다.
내 기준은:
- 오늘 마감
- 오늘 꼭 처리해야만 내일이 편함
- 지금 미루면 스트레스가 커짐
이 세 가지 중 하나라도 포함되면 Today에 넣는다.
예전엔 10개를 적고 5개를 끝내는 방식이었다면, 지금은 3개를 적고 3개를 끝내는 방식으로 바뀌었다.
그 결과 성취감과 집중력은 훨씬 높아졌다.
② 진행 중(Doing) – 이미 시작했거나 조각조각 해야 하는 일
Today에 넣기엔 덩어리가 크고, 당장 끝낼 필요는 없지만
틀어지면 큰 스트레스를 주는 반복형 업무들이다.
예를 들어:
- 블로그 글 초안 잡기
- 프로젝트 A 자료 모으기
- 매주 월·수·금 운동하기
이 영역이 중요한 이유는 ‘중요하지만 긴급하지 않은 일’이 여기에 들어가기 때문이다.
이걸 꾸준히 관리해야 To-do가 폭발하지 않는다.
③ 대기 중(Waiting) – 내가 아니라 외부 요인을 기다리는 일
이걸 따로 적지 않으면 정말 자주 잊는다.
내 경우 예전에 이런 실수가 많았다.
- 회신 기다리는 메일
- 미뤄진 회의 일정
- 배송 기다리는 서류
- 팀원에게 요청해둔 자료
이런 것들은 내가 통제할 수 없는데 머릿속에만 넣어두면 계속 신경이 쓰인다.
Waiting 박스를 만든 뒤로는 머리가 훨씬 가벼워졌다.
④ 나중에 하기(Someday) – 하고 싶지만 지금은 아님
아이디어나 장기적 프로젝트, 개인적 바람 등을 적는 공간이다.
예전에는 이런 것들을 Today에 적었다가 늘 미루며 자책했다.
지금은:
- 올여름 방 정리 프로젝트
- 배우고 싶은 취미 목록
- 직장 내 스킬업 학습 계획
- 나중에 쓰고 싶은 글 주제
이런 것들을 한곳에 모아두고 정기적으로 주말에만 확인한다.
그만큼 Today가 가벼워지면서 실행력은 훨씬 높아졌다.
내가 이 방식을 쓰고 생긴 변화 – 하루가 무너지지 않는 경험
이 방식이 단순해 보이지만 실제로 써보면 시간이 완전히 달라진다.
내가 경험한 주요 변화들을 정리해본다.
1) 하루가 처음부터 무너지지 않는다
이전에는 오전부터 일정이 밀리면 하루 전체가 흐트러졌다.
“어차피 못 끝내겠네” 하는 마음이 생기면 중간에 흐름을 잃기 쉽다.
지금은 Today에 3개만 있으니 일 하나가 밀려도 전체가 무너지지 않는다.
손실이 작고 회복이 빠르다.
2) 업무·생활 흐름이 자연스럽게 분리된다
To-do 리스트를 하나로 쓰면 업무 집중력이 떨어지는 순간이 자주 있었다.
내가 지금 일하는 사람인지 집안일을 처리하는 사람인지 정체성이 섞이는 느낌이었다.
구조를 바꾼 뒤엔 업무 Today / 개인 Today를 나누기만 해도 집중의 결이 명확해졌다.
3) 미루는 일이 줄었다
“해야 하는데 손이 안 가는 일”은 대부분 덩어리가 크기 때문이다.
Doing 영역에서 작은 과업으로 나누는 구조를 만들자
미루던 일을 자연스럽게 시작할 수 있었다.
예:
“제안서 작성하기” → “목차만 잡기” → “자료 이미지 고르기” → “초안 작성하기”
이 작은 나눔이 진짜 효과가 크다.
4) 뇌가 더 이상 할 일을 기억하려 하지 않는다
Waiting이나 Someday 영역이 생기면 뇌가 해야 할 일이 크게 줄어든다.
“혹시 내가 불안해서 계속 생각하던 건 기억하려고 애썼던 건 아닐까?”
라는 생각이 들 정도였다. 할 일을 기억하는 데 쓰던 뇌 용량이 이제는 실제 집중과 회복에 쓰이기 시작했다.
To-do 리스트 제대로 쓰는 실전 팁 – 누구나 바로 적용 가능
마지막으로, 지금 당장 써볼 수 있는 작은 팁들을 정리한다.
이 부분만 따라 해도 리스트 구조가 꽤 안정적으로 잡힌다.
1) 하루의 To-do는 전날 밤에 미리 적는다
아침에 적으면 감정이 섞인다.
전날 정리해두면 더 객관적이고, 아침은 바로 실행에 들어가기 좋다.
2) Today에는 절대 5개를 넘기지 않는다
숫자가 적어야 한다. ㅡ적은 만큼 확실히 끝내는 게 핵심이다.
3) 업무와 개인 리스트는 시간대와 공간으로 분리한다
업무 Today: 업무용 앱 or 회사 노트에
개인 Today: 휴대폰 메모 or 집에서 쓰는 앱
이렇게만 분리해도 몰입도가 훨씬 높아진다.
4) To-do는 ‘명사형’이 아니라 ‘동사형’으로 적는다
× 블로그 글
○ 블로그 초안 1단락 쓰기
× 운동
○ 20분 홈트 영상 따라하기
실행 단위로 적어야 완성까지 손이 간다.
5) 완료된 일은 반드시 체크 표시하기
체크는 단순한 표시가 아니라 뇌가 원하는 ‘보상 경험’이다.
이 감각이 있어야 리스트를 지속할 수 있다.
할 일 관리는 결국
“리스트를 얼마나 잘 적느냐”보다 “내 하루의 흐름을 얼마나 의도적으로 설계하느냐”가 더 중요하다.
To-do 리스트는 단순한 체크리스트가 아니라 내 하루의 구조를 잡아주는 작은 지도 같은 역할을 한다.
나 역시 수많은 방식과 도구를 테스트해보며 지금의 구조로 정착했는데, 이 방식은 결국 하루를 지키는 힘을 만들어줬다.
당신의 하루가 조금 더 단단해지고 리스트가 부담이 아니라 도움이 되는 순간이 곧 찾아올 거라고 믿는다.