일정 관리가 어렵다고 느끼는 사회초년생들이 많습니다. 특히 캘린더(시간이 있는 일정) 와 할 일 앱(시간 없는 To-do) 이 서로 충돌할 때 더 혼란스러워지죠. 여기에 루틴(반복되는 일) 과 데드라인(기한 있는 일) 까지 섞이면 “나는 왜 맨날 계획이 밀리지?”라는 생각이 들곤 합니다.
이 글에서는 제가 실제 업무에서 시행착오를 겪으며 정리해온 일정·할 일·루틴·기한을 제대로 분리해서 관리하는 방법을 담았습니다.
1. 왜 일정과 할 일은 자꾸 충돌하는가
저는 사회초년생 시절, 회사에서 가장 많이 들은 말이 “일정 관리 좀 확실하게 해라”였습니다.
그때의 저는 캘린더와 할 일 앱을 따로 쓰면서도, 서로 관계를 정리하지 못했습니다.
예를 들면 이런 식이었습니다.
회의 일정이 캘린더에 있음
회의 준비 To-do는 할 일 앱에 있음
하지만 둘의 연결점이 없음
그래서 회의 시간 직전에야 준비할 걸 떠올림
또는 이런 경우도 많았습니다.
프로젝트 마감일은 캘린더에 적어둠, 그런데 그 마감일까지 해야 할 작업 목록은 할 일 앱에 있음
결국 마감 직전에 할 일이 한꺼번에 터짐
이처럼 일정과 할 일을 한데 섞어두면 ‘빠뜨림’이 반드시 생깁니다.
그래서 저는 결국 시간이 있는 것과 없는 것, 반복되는 것과 한번만 하는 것을 나누기 시작했습니다.
그 후로 제 일정 관리 스트레스가 확 줄었습니다.
2. 일정·할 일·루틴·데드라인을 명확하게 나누는 법
초년생들이 가장 많이 헷갈리는 네 가지 요소가 있습니다.
일정 (Calendar Event)
시간이 정해진 것
예: 14:00 미팅, 10:30 병원 진료, 19:00 약속
할 일 (To-do)
언제 해도 되지만 해야 하는 것
예: 보고서 작성, 비용 정산하기, 상사에게 파일 공유
루틴 (Routine)
반복되는 것
예: 매일 아침 이메일 확인, 매주 금요일 파일 백업, 월말 정산
데드라인 (Deadline)
마감 기한이 있는 것
예: 2/28까지 결재 올리기, 금요일까지 교육 신청, 오늘까지 자료 업로드
이 네 가지를 제대로 구분하면 생각보다 깔끔하게 정리됩니다.
✔️ 일정은 “캘린더”에만 둔다
일정은 다른 곳에 절대 중복 기록하지 않는 것이 핵심입니다.
캘린더는 시간 기반 도구니까 시간이 있는 일만 넣습니다.
✔️ 할 일은 “To-do 앱”에만 둔다
할 일을 캘린더에 적기 시작하면 바로 충돌이 생깁니다.
예:
14:00 보고서 작성 → 이렇게 캘린더에 적기 금지
(정확히 14시에 해야 할 일이 아니라면)
해야 할 일은 리스트로만 봐야 합니다.
✔️ 루틴은 “반복 기능 있는 도구”에만 설정
루틴을 일정에 넣으면 일정이 지저분해지고, 할 일에 넣으면 매일 체크하기 귀찮아집니다.
루틴은
캘린더 반복 기능,할 일 앱의 반복 기능, 루틴 전용 앱 중 하나만 사용합니다.
핵심은 “반복되는 일을 수동으로 만들지 않는다”입니다.
✔️ 데드라인은 ‘날짜만’ 표시
데드라인은 일정처럼 보이지만 사실할 일의 기한입니다.
그래서 시간 정보는 필요 없고 날짜만 필요합니다.
예:
2/28 보고서 제출(시간 없음)
캘린더에 넣어도 되고, To-do 앱에 데드라인 기능을 사용해도 됩니다.
중복만 안 하면 됩니다.
3. 실제 적용해 본 분리 배치 시스템 (사회초년생 버전)
이제 제가 실제로 사용하고 있는 방식 그대로 정리해 보겠습니다.
이 시스템만 적용해도 일정·할 일 충돌은 80% 해결됩니다.
✔️ 1) 캘린더는 “시간 차지하는 일”만 넣기
저는 캘린더를 다음 세 가지 기준으로만 기록합니다.
- 미팅
- 이동 시간
- 행사/가용시간 같은 큰 블록
왜냐하면 캘린더는 기본적으로 시간 예약 시스템이기 때문입니다.
시간을 차지하지 않는 것은 절대 넣지 않습니다.
예:
“보고서 작성” → ❌ 캘린더 금지
“14:00 프로젝트 회의” → ⭕️ 기록
“18:00 헬스장” → ⭕️ 기록
“병원 가는 길 30분” → ⭕️ 기록(이동시간 예약)
캘린더가 깔끔해지고 스트레스도 줄었습니다.
✔️ 2) 할 일 앱은 “시간이 없는 액션”만 넣기
할 일 앱은 이렇게 구성합니다.
- 오늘 해야 할 목록
- 이번 주 해야 할 목록
- 프로젝트별 할 일 리스트
- someday(언젠가 할 목록)
이때 할 일은 모두 액션 동사로 시작하게 만들면 더 관리하기 쉽습니다.
보고서 목차 구성하기
상사에게 승인 요청 메일 보내기
교육 일정 신청하기
문장만 바꿔도 실행력이 올라갑니다.
✔️ 3) 루틴은 자동 반복으로 설정
루틴은 다음과 같이 나눕니다.
“업무 루틴” → 캘린더 반복
월요일 10:00 주간 계획
금요일 17:00 파일 백업
“개인 루틴” → 앱 반복
매일 30분 독서
매주 토요일 방 정리
반복되는 일을 자동화하면 일정표가 정말 깔끔해집니다.
✔️ 4) 데드라인은 “날짜만 표현”
제 방식은 이렇습니다.
데드라인은 기본적으로 캘린더에만 기록
할 일 앱에는 데드라인만 설정
시간은 절대 넣지 않음
예:
2/28 결재 마감 (캘린더 하루 종일)
결재 요청서 작성하기(할 일 + 마감 2/28 설정)
이렇게 관리하면 절대 헷갈리지 않습니다.
네 가지를 정확히 나눠야 비로소 정리가 된다
일정·할 일·루틴·데드라인이 엉키기 시작하면
아무리 좋은 앱을 써도 일정 관리가 꼬여버립니다.
제가 여러 번의 시행착오 끝에 얻은 결론은 아주 단순합니다.
✔️ 시간은 캘린더
✔️ 실행은 To-do
✔️ 반복은 루틴
✔️ 마감은 데드라인
이 네 가지를 분리하는 순간,
일정 관리는 훨씬 덜 스트레스받고 더 명확해집니다.
사회초년생이라면 꼭 한 번 자신만의 분리 시스템을 만들어 보세요.